Comment accompagner les managers dans le recrutement de leurs équipes ?

Depuis plus de 15 ans que je recrute, pour des managers de l’industrie, de la supply chain ou de la logistique, je note régulièrement un manque d’accompagnement des équipes RH souvent débordées et qui n’ont pas le temps de coacher les managers dans le processus de recrutement.

Ce qu’il faut retenir

1. Mettre des outils adaptés à disposition

Pour que les managers aient la capacité à s’impliquer efficacement dans le recrutement, il est crucial de leur fournir des outils simples et adaptés, leur permettant d’être efficaces et de sélectionner les meilleurs profils. Trop souvent, les équipes RH disposent de ressources (grille d’évaluation, modèle d’entretien, guide de conduite de réunion, …) qui ne sont ni partagées ni appliquées par les managers. Résultat, chacun recrute à sa façon, dans son coin au risque de manquer de cohérence et de ne pas retenir les bons profils.

Parmi les outils indispensables à mettre à la disposition des managers, il y a :

• la grille d’évaluation structurée qui permettra de comparer objectivement chaque candidat,
• un guide d’entretien pour ne rien oublier durant l’entretien de recrutement,
• une fiche de poste clair et d’actualité,
• des outils de suivi collaboratifs (ATS, canal de communication interne, …).

Dans un contexte actuel où les équipes bougent beaucoup, sont parfois en télétravail et recrutent souvent à distance. Il est nécessaire et recommandé de sécuriser l’accès à ses outils et aux informations des candidats. C’est pourquoi l’usage d’un VPN professionnel tel que, Surfshark, permet de garantir la sécurité des connexions lorsque les managers accèdent aux outils RH lorsqu’ils sont hors des murs de l’entreprise. C’est un complément simple mais essentiel pour renforcer la protection des données RH.

2. Clarifier les rôles et responsabilités dans le processus de recrutement

Dans de nombreuses entreprises pour lesquelles je recrute les managers de terrain jouent un rôle crucial dans le recrutement. Ce sont eux qui connaissent le mieux leurs besoins, les spécificités du poste et les attentes des collaborateurs. Pourtant, trop souvent, il n’y a pas de véritable cadrage sur qui fait quoi et sur les étapes du processus de recrutement. C’est pourquoi je vous recommande activement de clarifier le rôle de chaque intervenant durant tout ce processus. Le premier enjeu pour les RH est donc de clarifier efficacement les rôles de chacun et leur responsabilité à chaque étape du parcours :

• Qui rédige et valide la fiche de poste ?
• Qui décide de la stratégie de diffusion de l’annonce ?
• Qui sélectionne l’éventuel cabinet de recrutement spécialisé qui vous accompagnera ?
• Qui valide les tests et les mises en situation ?
• Qui intervient dans la prise de décision finale ?
• Qui pilote l’intégration et le suivi d’intégration ?

Sans cette clarification, on risque les ratés, les pertes de temps et parfois des frustrations. Bref, il est crucial d’anticiper et de structurer les choses.

3. Former les managers aux bonnes pratiques RH

Lorsque j’échange avec des managers, je me rends compte qu’ils ont beaucoup de questions sur le recrutement mais qu’ils n’ont pas été accompagnés pour bien recruter.

Ce problème est à la fois pénalisant pour le manager qui perd du temps et se sent délaissé, pour l’entreprise, qui risque de voir son image se ternir et pour le recrutement en question qui risque de voir les candidats ne pas vouloir être recrutés. Bref, il faut vous y pencher avec attention.

Parmi les fondamentaux pour lesquels les managers sont en manque d’accompagnement, on note :

• Conduite d’entretien : structurer un échange, quelles questions poser aux candidats, quels sont les sujets discriminants à ne pas aborder.
• Évaluation des compétences : comment identifier les savoir-faire du candidat, comment analyser les softskills, comment réaliser une mise en situation.
• Identification des biais : comment repérer et limiter les biais cognitifs qui influencent inconsciemment les décisions de recrutement.
• Respect du cadre légal : comprendre les obligations légales en matière de non-discrimination et de protection des données.
• Utilisation des outils RH : savoir naviguer sur un ATS, comment gérer le recrutement d’un collaborateur, comment rédiger une offre d’emploi efficace.

4. Favoriser une culture du feedback et du partage

Chaque expérience permet de progresser. C’est pourquoi il est capital de capitaliser sur l’expérience vécue par les managers et les RH. Favoriser cette culture du feedback et du partage permet d’améliorer en continu les pratiques de recrutement afin de garantir le succès de chaque recrutement lancé. Après chaque recrutement, je vous recommande d’organiser une réunion et de vous poser les questions suivantes :

• Quelles étapes se sont bien passées ?
• Où le processus a-t-il manqué de fluidité ?
• A-t-on à rater de bonnes candidatures ? Si oui, pourquoi ?
• Qu’aurions-nous faire de mieux ?
• Quels outils manquent pour être encore plus efficace ?
• Le cabinet de recrutement que nous avions sélectionné, c’est-il avéré à la hauteur de nos attentes ?

Ce feedback permet aux ressources humaines d’ajuster leur support, leur accompagnement et aux managers de monter en compétences afin d’être plus efficaces lors des prochains recrutements. C’est une occasion unique de créer du lien entre les différents services et de faire en sorte que l’ensemble du collectif soit tiré en avant.

5. Créer des indicateurs de suivi adaptés

Pour accompagner efficacement chaque manager, il est capital de ne pas se contenter d’impression subjective. La mise en place d’indicateurs de suivi permet d’avoir un recul objectif, des résultats et d’identifier d’éventuels leviers d’amélioration. Nul besoin d’un reporting long et complexe, mais quelques KPI bien choisis suffiront pour piloter l’activité avec efficacité. Parmi les principaux KPI que l’on retient, il y a :

• Tout moyen de recrutement
• Taux de transformation
• Qualité de l’intégration
• Taux de rétention
• Satisfaction des managers

Ces indicateurs permettent aux différents intervenants de repérer rapidement les points de friction afin d’ajuster l’accompagnement au travers de formations, de supports d’entretien, d’améliorer les différents processus, de diffuser l’offre d’emploi plus efficacement et d’utiliser les outils à bon escient. Tous ces KPI permettent également de valoriser les efforts des différents managers en matière de recrutement et de renforcer leur implication dans une logique d’amélioration continue.

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