ADV : Administration des ventes – Fiche métier – Qu’est-ce qu’un assistant ADV ?

Le gestionnaire ADV aussi appelé assistant ADV ou Administrateur des ventes opère dans le but de réguler le processus administratif dans la relation clients entreprise ! C’est lui qui s’assure que l’ensemble de la chaîne logistique et administrative est respecté en validant chacune des étapes jusqu’au suivi du client. À ce titre, il est généralement rattaché à la direction de la supply chain. Découvrez les missions d’un gestionnaire ADV dans notre fiche métier (code ROME M1701).

Quelles sont les missions d’un gestionnaire ADV ?

Les missions du gestionnaire ou assistant ADV sont nombreuses. Elles vont de la saisie des commandes jusqu’à la facturation. L’assistant ADV est le point central de la relation avec le client. Il doit s’assurer que tous les services travaillent efficacement pour répondre à ce qui a été vendu par les équipes commerciales.

ADV : C’est quoi l’administration des ventes ?

Nous aborderons ici les principales missions de l’assistant ADV. Acteur majeur de la relation client, le gestionnaire ADV aussi appelé gestionnaire administration des ventes est le garant de la bonne exécution des commandes et intervient depuis la chaîne d’approvisionnements jusqu’à la gestion de la facturation et des litiges. Il est au cœur du service client et pilote, ainsi, les commandes client de bout en bout.

Dans cette optique, l’assistant ADV a pour missions d’établir un listing des procédures administratives applicables lors des ventes réalisées par les commerciaux, et de s’assurer de la bonne application de celles-ci.

gestionnaire adv fiche de poste
Pour être un bon gestionnaire ADV il faut savoir rester jovial en toutes circonstances.

Afin de proposer une offre qui correspond exactement à la demande du client l’Administrateur des ventes peut avoir à sa charge l’établissement de devis qui répertorient l’ensemble de la prestation faite au client ainsi que les coûts engendrés.

Suivi logistique

Dans l’optique d’aboutir à une satisfaction client maximale et de réduire au mieux les délais de livraison, l’ADV est en charge de la gestion du planning de livraison. Il doit ainsi analyser les stocks de marchandises et s’assurer du réassort produit en anticipation des éventuelles ruptures de stocks.

L’administrateur des ventes s’occupe ensuite de tout le processus de traitement des commandes. C’est-à-dire enregistrer et saisir les commandes sur l’ERP de l’entreprise, prévenir les équipes de productions, superviser la partie contrôle (qualité/conformité), le conditionnement et le chargement puis l’expédition de la marchandise. Le tout en assurant le suivi jusqu’à la livraison chez le client ; tout en veillant au rapprochement des informations, par le biais de reporting, auprès de ce dernier.
L’ADV est ainsi en charge d’éditer les Accusés de Réception et les Bons de Livraison des commandes afin d’éviter tout malentendu.

Gestion de litiges

Qu’ils soient d’ordre qualité, administratif ou logistique c’est au gestionnaire ADV de résoudre les litiges le plus rapidement possible et ce en collaboration avec le(s) service(s) concerné(s).

L’assistant ADV a pour autre mission de gérer la facturation client et d’effectuer des relances lors de factures impayées.

Il gère aussi les retours produits en lien avec le service SAV afin de garantir une satisfaction client optimum.

En lien étroit avec l’équipe commerciale, c’est la personne chargée de garantir la satisfaction client et le maintient d’un niveau de marge maximum. Il est l’interlocuteur des différentes équipes internes et externes assurant ainsi le respect des engagements respectifs.

Dans le cadre d’une entreprise commerçant avec des pays étrangers, le gestionnaire ADV import ou export s’assure du respect des règles du commerce international. Il est le garant de la bonne tenue des documents douaniers et des lettres de crédit.

Cas particuliers :

– Dans le cas d’une collaboration avec plusieurs transporteurs, il arrive que l’assistant ADV se charge du lancement des Appels d’Offres. Cela afin de mettre en concurrence différents prestataires dans le but d’obtenir la meilleure prestation au meilleur prix.

– Dans le cas d’une société de prestation intellectuelle, le gestionnaire ADV vérifie l’ensemble des missions réalisées chez le client et garantit ainsi une facturation optimale.

Quelles sont les qualités requises pour être un bon gestionnaire ADV ?

Bon relationnel, polyvalence, organisation, rigueur, méthode, autonomie, réactivité sont les qualités de base recherchées par les entreprises. En relation permanente avec le client il est essentiel d’avoir le sens du service. Cela permet d’établir un climat de confiance entre lui et vous.
Une bonne capacité de travail en équipe est évidemment un critère primordial. C’est en partie dû au fait de la dimension polyvalente du poste de gestionnaire ADV et de la collaboration avec les différents intervenants internes et externes à l’entreprise dans le processus de vente. Une aptitude à gérer des situations stressantes est un critère important car vous serez très souvent amené(e) à être challengé sur votre rapidité d’exécution et votre capacité à tenir les délais impartis.

Quelles sont les compétences d’un gestionnaire ADV ?

Généralité

  • Connaissance de la chaîne logistique
  • Maîtrise des règles et procédures commerciales et administratives
  • Connaissance des politiques tarifaires
  • Gestion commerciale, administrative et financière
  • Maîtrise des outils de bureautique (Pack Office)
  • Maîtrise d’utilisation de logiciels de gestion de stocks/production
  • Crédit documentaire (CREDOC)

International

  • Connaissance des incoterms
  • Excellent niveau linguistique
  • Connaissance juridique des normes internationales/étrangères

Quelle formation pour devenir gestionnaire ADV ?

Les recruteurs apprécient particulièrement les profils disposant d’un diplôme Bac +2/3 type BTS ou DUT avec une spécialisation en commerce international. De formation de type BTS Management des unités commerciales (ex BTS action commerciale) ou Négociation de la Relation Client sont également appréciés.
Certaines entreprises apprécient également des profils diplômés d’un Bac +5 avec une spécialisation en commerce international ou supply chain. Elles font du poste de gestionnaire ADV un poste tremplin vers des fonctions à responsabilité. Que ce soit au sein de la chaîne logistique ou du service commercial.

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Comment devenir administrateur des ventes ?

Il n’y a pas forcément de parcours tout tracé pour intégrer un poste de gestionnaire ADV. Il arrive que des personnes passent par le service comptabilité, l’assistanat de direction ou la gestion administrative. Les profils pourvus d’une première expérience en logistique sont également très recherchés. Il n’y a pas forcément de route toute tracée pour venir travailler comme administrateur des ventes, le tempérament, en revanche, est capital pour réussir sur ce poste.

Que faire après ?

Au-delà d’une évolution classique vers un poste de responsable ADV la voie d’une spécialisation en supply chain est souvent l’orientation choisie pour poursuivre sa carrière. Les postes d’approvisionneur ou de coordinateur logistique peuvent être une évolution intéressante pour qui souhaite développer ses compétences. Par ailleurs, le poste d’assistant commercial peut être un passage intéressant pour une personne recherchant une proximité client un peu plus développée.

esprit d'équipe administration des ventes
L’esprit d’équipe est capital pour être un bon assistant ADV

Qui recrute ?

Le métier d’Administrateur Des Ventes est particulièrement intéressant pour les personnes désireuses de s’assurer un avenir professionnel stable. En effet, les métiers de l’administration des ventes sont stratégiques pour l’ensemble des entreprises. Qu’il s’agisse d’un TPE, d’une PME ou d’un grand groupe, chaque structure a besoin d’une ADV. Son rôle est de fluidifier l’ensemble des étapes internes afin de garantir un niveau de satisfaction client maximum.

Combien gagne un gestionnaire ADV ?

Selon la localisation et le degré d’expérience la rémunération d’une personne en ADV démarre aux environs de 20 000€ annuels. Pour un profil peu diplômé et peu expérimenté. Dès lors que le nombre des années, les diplômes et les connaissances métiers (langues, logiciel, règles de l’import ou de l’export, etc.) se feront plus nombreux, la rémunération pourra atteindre et parfois dépasser les 45 000€ de revenu brut annuel.

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Infographie ADV

Publié le 17 juillet 2019


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