5 pourquoi : Qu’est-ce que la méthode des 5 pourquoi ?
Le management d’une entreprise implique la résolution au quotidien de situations difficiles ou conflictuelles. Vous avez des difficultés à trouver des solutions efficaces et durables aux problèmes qui se présentent dans votre entreprise ? On vous présente la méthode des 5 pourquoi pour régler durablement les problèmes que vous pouvez rencontrer.
5 pourquoi : qu’est-ce que c’est ?
La méthode des 5 pourquoi, également appelée « méthode des 5 Why », pour résoudre les problèmes en entreprise est un système qui s’est imposé en management des organisations. C’est une méthode de résolution des problèmes très utilisée dans l’industrie au sein des équipes d’amélioration continue. C’est une méthode qui permet de trouver la cause racine à un problème.
Origine et principe de fonctionnement des 5 pourquoi
Développée par Sakichi Toyoda, fondateur de Toyota, la méthode des 5 pourquoi est un outil de résolution des problèmes organisationnels. La technique de l’industriel japonais consistait à poser 5 fois la question « pourquoi ? » chaque fois que l’entreprise avait une difficulté. Cela lui permettait de trouver la véritable origine du problème et la solution à y apporter devenait alors évidente.
Depuis lors, les 5 pourquoi sont devenus un modèle appliqué dans le monde entier. Nous le recommandons d’ailleurs à tout manager pour la bonne marche de son organisation. Sous forme d’un diagramme, il est considéré comme l’un des plus puissants outils de lean management. C’est pour cette raison que beaucoup de sociétés, d’organisations et de managers d’entreprise l’adoptent.
Cette méthode repose sur un questionnement itératif, c’est-à-dire une succession de questions « pourquoi ? ». Concrètement, la démarche consiste à partir du problème ou du dysfonctionnement relevé pour poser un premier pourquoi. À chaque réponse trouvée, vous posez encore la même question avant de vous arrêter au cinquième résultat. Vous partez donc des effets constatés pour trouver les causes réelles du problème. Dans certains cas, il arrive que, dans le processus, la question « pourquoi ? » fasse naître plusieurs réponses, plusieurs pistes. Nous conseillons alors de n’en conserver que deux.
Importance du chiffre 5 et avantages des 5 pourquoi
Dans la pratique de cet outil de lean management, le nombre de questions n’est pas figé à 5. Le choix du chiffre 5 résulte en réalité d’un consensus de la part des chercheurs. Selon ces derniers, cinq questions constituent une moyenne pour aboutir à l’origine du problème. Selon la difficulté rencontrée et ses spécificités, vous pouvez utiliser plus ou moins de questions. Le plus important est de comprendre, dans une démarche de cause à effet, les origines profondes du phénomène. Parfois, la cause principale du phénomène ne se dégage pas au terme du processus. Nous vous conseillons dans ce cas de recommencer la démarche jusqu’à dégager clairement la ou les sources réelles du problème.
Cette méthode de recherche de l’origine des problèmes en entreprise est recommandée pour 3 raisons essentielles. D’abord, les 5 pourquoi vous permettront de découvrir l’origine profonde du problème. Ensuite, au terme du processus, les décisions à prendre en tant que responsable pour résoudre le problème se dégageront d’elles-mêmes. Enfin, en plus de régler la situation, vous pourrez anticiper l’avenir et faire en sorte que cela ne se reproduise pas.
À quoi servent les 5 pourquoi ?
En plus de trouver l’origine des problèmes et de proposer des solutions pérennes, grâce à la méthode des 5 pourquoi, vous éviterez les fausses pistes de résolution. Vous irez ainsi au-delà des simples hypothèses. Vous comprendrez comment une seule situation peut engendrer de multiples difficultés. La technique des 5 pourquoi se caractérise aussi par sa simplicité d’utilisation et par la rapidité de sa mise en application. Même dans un contexte a priori complexe, vous pouvez la mettre en place facilement.
Vous gagnerez du temps et de l’énergie en améliorant la qualité du travail d’équipe dans votre entreprise. Tous ceux qui sont concernés par le problème en auront désormais une vision commune. Cela sert donc à booster la productivité de votre organisation. En termes de rentabilité, le système des 5 pourquoi vous demande peu d’investissement pour un résultat optimal. L’autre utilité des 5 pourquoi est qu’elle est une technique d’analyse non statistique.
Quand utiliser la méthode des 5 pourquoi ?
Au sein de votre entreprise ou de votre organisation, vous pouvez utiliser la méthode des 5 pourquoi dans plusieurs contextes. Nous vous la recommandons par exemple pour éviter les défauts et les défaillances dans le management qualité.
Vous pouvez aussi vous servir de cette solution pour prévenir les gaspillages et résoudre des problèmes techniques. Vous pouvez aussi l’utiliser pour améliorer les processus dans votre société ou accroître la satisfaction de vos clients. Vous connaissez des problèmes de retard récurrents ? Appliquez cette méthode des 5 pourquoi !
Comment mettre en œuvre les 5 pourquoi pour résoudre un problème ?
Voici les étapes essentielles pour résoudre un problème par la méthode des 5 pourquoi.
Constituez l’équipe de travail et identifiez le problème
La première étape de la mise en œuvre des 5 pourquoi consiste à constituer un groupe de travail. Mener cette démarche de résolution de problème en groupe permet d’ailleurs de développer la créativité au sein de votre équipe. De plus, la pluralité des compétences est nécessaire pour trouver les causes réelles de la situation.
Pour plus d’efficacité, nous vous conseillons d’intégrer des collaborateurs de plusieurs services avec des fonctions différentes dans votre groupe de travail. La richesse des idées et des points de vue constitue une garantie pour trouver les causes profondes du problème. Vous devez aussi veiller à nommer un animateur ou un facilitateur. Ce dernier assurera le bon fonctionnement de l’atelier pour atteindre les objectifs.
Une fois l’équipe de travail mise en place, cette dernière doit se mettre à l’œuvre en définissant le problème à résoudre. Cette étape, en général vite traitée, est cependant fondamentale et nécessite que vous y prêtiez une grande attention. Évitez d’annoncer une liste énorme de problèmes à résoudre. Cela aurait pour conséquence de rendre la suite du processus beaucoup trop vaste. Votre équipe de travail risquerait d’être moralement épuisée et elle passerait à côté de l’essentiel. En définissant le problème à résoudre, vous devez également cerner le périmètre concerné pour éviter la dispersion.
Posez les questions « pourquoi » et apportez une solution
En suivant un mode de brainstorming, l’équipe procède à l’étape de questionnement du pourquoi. À la fin de cette phase, la cause du problème doit être dégagée de façon formelle. Vous passerez alors à son analyse et au traitement à apporter. Cela consistera à élaborer collectivement un plan d’actions correctives, préventives et/ou curatives au problème.
Il est recommandé par ailleurs aux entreprises d’accompagner ce plan d’indicateurs de suivi. En plus de faciliter la mise en œuvre de ces actions, la production de ce support vous évite l’apparition du même problème. En surveillant de près le phénomène et l’efficacité des solutions, vous gagnerez en efficacité.
La dernière étape de la méthode des 5 pourquoi consiste à utiliser l’arbre des causes. En réalité, un problème peut avoir plusieurs origines. Vous devez donc utiliser cette arborescence sous forme de diagramme pour identifier les différentes sources de la difficulté. Cela consiste concrètement à voir si, dans le processus de questionnement, le pourquoi d’une réponse aboutit à plusieurs résultats. Dans ce cas, vous créerez une nouvelle branche parallèle de pourquoi. Au terme du processus, vous obtiendrez alors les causes principales, la racine du problème posé.
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