KANBAN – Qu’est-ce que la méthode Kanban ?
L’approche Kanban est une méthode de gestion du stock qui permet de produire à la demande des clients. L’objectif premier de cette méthode est d’arriver à un équilibre entre production et demande. Le Kanban vient de l’approche Lean, qui se traduit par l’amélioration continue des processus de production afin d’arriver à une production sans gaspillage. Comme nous l’avions vu dans un précédant article, la méthode Lean est fondée sur quatre principes évidents : réduire les coûts de production, éviter la surproduction, diminuer les délais et produire avec la meilleure qualité possible. Voici la définition du Kanban, un peu d’histoire, le principe et le fonctionnement de cette méthode.
Kanban – Historique
La méthodologie Kanban se développe dans un premier temps au Japon dans l’industrie automobile. Créée par Taiichi Ōno, ingénieur pour Toyota, la méthode Kanban voit le jour en 1950 dans le but d’optimiser la capacité de production de Toyota afin d’être compétitive face aux entreprises américaines du secteur. Taiichi Ōno révolutionne la gestion des commandes et des stocks avec cette méthode.
Kanban – définition
Kanban signifie « étiquette » en japonais. Et cela explique le fonctionnement de la méthode Kanban. Chaque carte ou étiquette correspond à une commande, mais cela correspond aussi aux tâches à réaliser pour mener à bien la commande. C’est ainsi cette commande qui déclenchera la chaîne de production. Ces cartes indiquent aussi à quel moment réaliser une tâche et les tâches qui ont déjà été réalisées. Cela permet d’avoir une vision d’ensemble. C’est donc un outil essentiel pour qui travaille dans l’industrie, la logistique ou la supply chain.
Kanban – Principe et fonctionnement
La méthode du Kanban repose sur un système à flux tirés, qui démarre dès que le client passe une commande. Il s’agit donc de produire le produit uniquement quand la demande est faite côté consommateur.
Cela limite donc la production du poste de travail aux besoins exacts. Le poste produit uniquement pour répondre à la demande du client initial. Le système Kanban est donc un système d’information qui permet de faire remonter les informations nécessaires vers le poste de travail en question.
L’approche Kanban permet de contrôler visuellement le flux de travail, et d’obtenir toutes les informations nécessaires pour éventuellement améliorer les processus par la suite. Cette méthode permet aussi de suspendre le processus de production si nécessaire afin d’apporter une solution à un problème bloquant ou en cas d’urgence.
Le kanban permet à la fois d’avoir une vision d’ensemble mais aussi de transmettre toutes les informations utiles entre deux postes de travail. Ce principe permet de limiter la sollicitation de stock et donc le gaspillage.
Les 4 principes de la méthode Kanban
- Commencez par faire ce que l’on sait faire et avec ce que l’on a déjà : la méthode Kanban utilise les processus déjà en place et encourage l’amélioration des processus déjà en place par la suite.
- Acceptez d’appliquer des changements progressifs : l’équipe doit accepter d’améliorer le système en place de façon progressive, cela doit se faire petit à petit
- Respectez le processus actuel, les rôles, les responsabilités et les titres: pour éviter de brusquer les équipes, il faudra respecter les rôles, les responsabilités et les titres de chacun.
- Leadership à tous les niveaux : que ce soit les collaborateurs ou les cadres supérieurs, tous les acteurs de la chaîne de production qui souhaitent mettre en place l’amélioration continue doivent être encouragés.
Les cinq bonnes pratiques
- La visualisation : cela permet de comprendre comment fonctionnent les processus mais surtout de connaître l’état d’avancement d’un projet, il est essentiel de visualiser le flux de travail qu’on appelle aussi workflow. La méthode Kanban fonctionne avec un tableau où chaque colonne représente une étape (à faire, ouvert, en cours, en test, terminé). Chaque tâche évolue en temps réel jusqu’à ce qu’elle soit finalisée.
- La limitation du nombre de tâches en cours: chaque étape du tableau ne doit contenir qu’un nombre maximum de tâches en même temps, défini en amont par la taille et la capacité de l’équipe. Pour pouvoir ajouter une nouvelle tâche, il faut en finaliser une.
- La gestion du flux permet de suivre, mesurer le déroulement du travail à travers chaque étape du tableau. Le but est de connaître la vitesse et la fluidité du travail fait.
- L’explicitation des normes de processus : les règles du système Kanban doivent être formulées clairement et sans ambiguïté auprès de l’équipe afin que tout le monde comprenne et maîtrise le sujet pour pouvoir traiter la tâche en question et par la suite pour proposer des axes d’améliorations.
- L’identification des opportunités d’amélioration : une fois que les tâches sont en cours, il est important de discuter avec l’équipe pour analyser les problèmes, les blocages auxquels elle est éventuellement confrontée dans son travail. En analysant les points faibles, vous pourrez trouver les améliorations nécessaires à mettre en place.
Comment faire un Kanban ?
Comme nous venons de le voir, la méthode Kanban trouve son efficacité dans la gestion de projet et le travail en équipe. Le Kanban est une méthodologie dont l’utilité principale est de gérer des projets que l’on utilise dans l’industrie ou dans l’informatique via la méthode agile (scrum). 2 techniques peuvent être utilisées pour faire un Kanban.
Version matérielle
Cette technique d’amélioration continue ayant vocation à aider la gestion de projet de façon la plus visuelle possible, se met généralement en œuvre au travers de tableaux que l’on va généralement disposer sur les murs d’un bureau ou d’une salle de réunion. Sur ces tableaux, l’ensemble des colonnes représentant les étapes d’un processus vont être matérialisées et permettront, au travers de cartes (généralement des post-it), de définir les enjeux du projet, de rendre visuel les goulots d’étranglement et d’avoir une représentation objective des différentes tâches à effectuer.
Ce tableau sera la trame de suivi de l’avancée du projet (workflow) et de comprendre l’organisation dans son ensemble. On parle alors de management visuel.
Dans cette façon de faire, chaque intervenant fera évoluer les cartes sur le tableau en fonction des avancées réalisées. Ce modèle de fonctionnement responsabilise chaque intervenant et permet à tous les membres du projet de savoir comment les choses évoluent en regardant rapidement les différentes colonnes du tableau.
Version digitale
L’utilisation du Kanban pour la méthode SCRUM dans le développement informatique a poussé les éditeurs de logiciels à proposer une version digitale du Kanban. Il existe maintenant de nombreux outils de qualité permettant de piloter des projets. Ces versions digitales permettent de travailler sur le développement de vos produits même si les collaborateurs travaillent à distance. Ce sont donc de formidables outils permettant de visualiser le travail réalisé par les collaborateurs en télé travail.
Quels sont les logiciels pour faire un Kanban ?
JIRA
Le logiciel JIRA du groupe JIRA software est une solution à destination des personnes qui interviennent sur le développement d’un logiciel. Comme évoqué plus haut, le KANBAN est un outil précieux lorsque l’on développe un logiciel ou une application car il permet à chacun de savoir ce qu’il a à faire et de voir les points bloquants et autres goulots d’étranglement. Si vous travaillez en mode Agile, il y a fort à parier que cette solution vous convient.
Notion
Notion est plus qu’un outil pour faire des Kanban. C’est une solution complète de gestion de projet. Notion agrège différents produits (tableur, agenda, etc.) afin de proposer une solution tout en 1. Nous utilisons ce logiciel chez AMALO et c’est un outil précieux pour faire avancer les projets que nous avons.
Kanbanize
Conçue pour les utilisateurs du lean / agile, cette solution permet de suivre les étapes en temps réel et de visualiser instantanément ce que fait chaque membre de l’équipe.
ClickUp
ClickUp promet l’expérience utilisateur. Cet outil repose sur une approche très visuelle des colonnes du Kanban et sur de nombreuses intégrations permettant de fluidifier la gestion du projet. Les changements d’étape sont facilités dans cet outil.
Asana
Le logiciel ASANA se définit comme un outil de communication d’équipe. Il permet de mettre en place des espaces de travail. Les tâches peuvent être visualisées sous 3 angles : en mode tableau, sous forme de calendrier ou au travers d’une timeline.
Trello
Trello est l’un des outils les plus connus. C’est une application très connue dans le domaine digital et notamment dans le domaine de la création de site internet ou du SEO. Trello dispose d’une centaine d’intégrations et se montre efficace pour les petits effectifs.
Smartsheet
Cette solution est plutôt destinée aux personnes qui utilisent des feuilles de calculs dans le suivi de projet. Smartsheet est très collaboratif et ravira les personnes qui utilisent des tableurs.
ProofHub
ProofHub se veut particulièrement efficace dans la création et la gestion des tâches. Le logiciel permet de créer des discussions autour des différentes étapes du framework et de travailler de façon très collaborative.
Azure DevOps
Cette solution très orientée vers les personnes qui font du développement de logiciels, permet un suivi très précis des projets et le relevé de KPI pour contrôler les évolutions.
Flow-e
Outil récent, Flow-e est particulièrement indiqué pour les personnes qui travaillent seul ou en petite équipe. C’est une solution qui vous permettra de piloter votre boîte mail outlook efficacement.
Monday
Société particulièrement dynamique en termes de publicité, monday.com offre une solution qui facilite la gestion des projets et la communication d’équipe.
MeisterTask
Ce logiciel permet de gérer des projets mais également de piloter son activité quotidienne. À la manière d’un diagramme de GANTT, MeisterTask possède une fonctionnalité Timeline. C’est un outil d’organisation efficace.
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KanbanFlow
KanbanFlow est un outil très visuel qui offre la mise en place de statistique et la gestion de projet chronométrée ou via l’utilisation de la méthode POMODORO. La solution est synchronisable avec google calendar ou la suite office.
Kanban Tool
L’approche de KanbanTool repose sur la vue d’ensemble d’un projet. Même si l’apparence est un peu austère, l’outil est très pratique pour les échanges entre les membres de l’équipe. La vue de chaque colonne est synthétique et efficace.
Taiga
Détenteur du Prix de la meilleure solution agile en 2015, Taiga permet l’utilisation combinée des méthodes kanban et de la méthode scrum. Il permet à la fois de créer vos workflow mais aussi d’avoir une vue permettant de simplifier le management du projet.
Toutes ces solutions permettent de travailler efficacement. Ces logiciels sont équipés de différentes options et de nombreuses intégrations. Certains peuvent proposer un modèle pour des applications variées.
Conclusion
Le Kanban est un outil visuel pour prendre des décisions rapides. Cet outil assure une meilleure collaboration et une meilleure communication entre employés, mais aussi une bonne circulation de l’information concernant les tâches à exécuter et à quel moment les exécuter.
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FAQ : Kanban
Le kanban est un outil de gestion de projet qui repose sur la visualisation des tâches afin d’optimiser l’efficacité et l’agilité des équipes.
Outil visuel par nature, il permet une meilleure gestions des tâches d’un projet.
– Kanban de production
– Kanban de mouvement
– E-kanban
On parle de Kanban agile pour l’utilisation de la méthode kanban dans l’environnement informatique (développement de logiciel).
Elle est utilisée dans ce cadre pour coordonner différentes équipes et délivrer un logiciel dans un temps minimum.
Un tableau Kanban fonctionne avec des colonnes qui représentent le suivi de la tâche (à faire, fait, en cours, …) sur lesquelles on insère des post-it ou autres éléments visuel avec l’ensemble des tâches à effectuer que l’on va faire avancer dans les différentes colonnes en fonction des actions menées.
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