Comment rédiger une promesse d’embauche ?

Une promesse d’embauche est parfois très utile, pour un candidat comme pour une entreprise, en attendant de pouvoir signer un contrat de travail en bonne et due forme. On la rédige la plupart du temps lorsque le futur employé est encore en poste dans une autre entreprise, ou que le futur poste n’est pas encore vacant. Voici tout ce qu’il faut savoir pour qui souhaite rédiger une promesse d’embauche.

Qu’est-ce exactement qu’une promesse d’embauche et quelle valeur a-t-elle ? Quelles informations doit-elle contenir ?

Détaillons ces informations et donnons un exemple de promesse d’embauche.

Qu’est-ce qu’une promesse d’embauche ?

Si une promesse d’embauche peut être orale (généralement à la suite d’un entretien d’embauche), il en existe également sous format écrit. Dans ce document, comme son nom l’indique, une entreprise s’engage à embaucher le candidat. Il entraîne par la suite un contrat de travail.

Souvent, la promesse d’embauche est utilisée quand le candidat ne peut pas encore signer de contrat de travail, qu’il est déjà en poste dans une autre entreprise. Elle peut être conditionnelle, comme mentionner la condition que le futur potentiel employé obtienne un diplôme, par exemple.

Mais elle peut également être rédigée dans le cas où le poste est encore occupé par un autre salarié. Cela permet une certaine garantie au futur salarié, mais aussi à l’entreprise qui est assurée de ne pas voir ledit poste inoccupé sur une période plus ou moins longue.

Un candidat choisi pour un poste, par suite d’un entretien d’embauche, peut demander lui-même à son futur employeur de rédiger cette promesse, dont il peut avoir besoin pour des raisons professionnelles ou personnelles.

comment rédiger une promesse d'embauche
Comment rédiger une promesse d’embauche

Quelle valeur a une promesse d’embauche ?

Pour le candidat

Pour le candidat au poste, la promesse d’embauche est un document rendant pratiquement sûre la signature de son futur contrat (nous verrons plus loin ce qui peut rendre la promesse caduque).
Ainsi, il obtient une plus grande assurance de pouvoir rédiger une lettre de démission à son employeur actuel et calculer sa période de préavis.

Pour l’entreprise

Elle permet à l’entreprise de ne pas voir le candidat choisi intégrer une entreprise concurrente, ou changer d’avis alors que les conditions sont respectées. Elle réduit, avec ce document, les risques de désistement juste avant l’entrée en poste. Si, bien sûr, elle ne remplace pas le contrat de travail, elle en est malgré tout une bonne introduction.

D’un point de vue juridique

Au niveau juridique, il existe depuis le 21 septembre 2017 un arrêt distinguant deux formes de promesses d’embauche.

La première est une offre de contrat, par le biais de laquelle l’entreprise propose par écrit la rédaction d’un contrat de travail. Si le candidat l’accepte, les deux parties sont alors liées. Par la suite, le futur salarié accepte ou refuse l’offre, suivant un délai établi. Attention, si le candidat se rétracte après avoir accepté l’offre, l’entreprise peut lui demander des dommages et intérêts.

Dès que le candidat accepte, l’entreprise est juridiquement engagée envers lui. Mais, tant que le candidat n’a pas accepté, l’employeur peut se rétracter, au risque de devoir verser d’indemnités.

La seconde est une promesse unilatérale, par laquelle l’entreprise s’engage auprès du candidat choisi. Elle a une valeur équivalente à un contrat de travail. Le candidat peut refuser ou accepter l’offre dans un délai imparti. Là aussi, il peut devoir verser des dommages et intérêts s’il se rétracte après acceptation.

En revanche, les choses changent ici pour l’entreprise : si elle se rétracte alors que le futur salarié n’a pas encore accepté ou refusé, ce dernier peut saisir le service des prud’hommes pour licenciement sans cause réelle, voire, abusif.

Rappelons ici que, d’un point de vue juridique, la promesse d’embauche doit être écrite et non orale. Elle peut, dans ce cadre, être présentée sous forme d’un contrat écrit sur papier professionnel, ou sur simple feuille blanche, mais aussi par mail, voire, par sms.

Quelles informations doit contenir une promesse d’embauche ?

Ce document officiel doit être le plus clair possible, et des informations très précises doivent y figurer, telles que :

  • Nom et prénom du salarié,
  • Nom et prénom du responsable du recrutement (en plus du nom de l’entreprise)
  • Intitulé clair et précis du poste et sa définition (il est recommandé de donner une fiche ou charte de poste rédigée par l’entreprise)
  • Type de contrat (CDI/CDD/CDIC)
  • Lieu où sera exercé le poste (ou les lieux, si le salarié risque de se déplacer)
  • Date de prise de fonction (si elle est connue)
  • Horaires de travail (sauf pour un poste de cadre ou horaires libres)
  • Rémunération annuelle promise
  • Mentions de la date, du lieu où la promesse d’embauche a été rédigée
  • Eventuelles conditions à remplir, dans le cadre d’une promesse d’embauche conditionnelle

Mention non obligatoire, mais souvent spécifiée, l’employeur peut mentionner la date limite de réponse du candidat à l’embauche.

Puisque cette promesse est un précontrat, et prévoit un accord mutuel entre le futur employeur et le futur employé, elle est éditée en double exemplaire. Ces deux exemplaires sont signés par les deux parties.

Peut-on modifier une promesse d’embauche avant la signature du contrat de travail ?

Sur accord des deux parties, une nouvelle promesse peut être rédigée et signée (en cas de précision à donner, erreur écrite dans la première, nouvel accord, changement d’adresse ou de date de début de fonction…). La première devient bien sûr caduque (l’indiquer sur la nouvelle est recommandé).

En revanche, si l’employeur propose un contrat de travail différent de la promesse faite, le futur employé est en droit de refuser de le signer, et sans aucune conséquence ni obligation de dommages et intérêts. C’est, dans ce cas, la promesse d’embauche qui tient lieu de contrat, le temps que les parties puissent trouver un accord. Si elles le trouvent, elles peuvent soit rester sur la première promesse d’embauche, soit modifier le contrat.

exemple de promesse d'embauche
Une relecture de la promesse d’embauche s’impose

Exemple de promesse d’embauche

Voici un modèle standard de promesse d’embauche, qui peut être modifié selon les cas :

Entreprise
Nom du responsable
Adresse (téléphone éventuellement)
Nom Prénom
Adresse
Ville, le [date]
Objet : promesse d’embauche

Madame, Monsieur,

Pour faire suite à notre entretien du [date de l’entretien d’embauche], nous avons le plaisir de vous informer que votre candidature a été retenue afin de rejoindre notre entreprise, et intégrer le poste de [intitulé précis du poste].

Nous vous proposons un contrat à durée [déterminée de XX mois/indéterminée], prévoyant une rémunération de XX euros [par mois/an], pour une durée de travail hebdomadaire fixée à [heures par semaine (sauf cadre ou horaires libres)].

Si cette offre rencontre votre accord, votre entrée en fonction débutera le [date (si elle est connue)] à [heure] au sein de nos locaux, situés [adresse de l’entreprise ou du lieu de travail si différent].

OPTION : Cette promesse d’embauche est toutefois liée aux conditions [préciser d’éventuelles conditions, comme un diplôme par exemple].

OPTION : Afin de prendre toutes les dispositions préalables pour vous intégrer à notre équipe avant cette date, nous vous demandons de bien vouloir donner une réponse à cette promesse d’embauche avant le [date limite].

Signature

Comment rédiger une promesse d’embauche : conclusion

En résumé, une promesse d’embauche lie deux parties qui ne peuvent encore signer de contrat de travail. Elle est un engagement juridique et permet certaines garanties, que ce soit pour l’entreprise ou pour le futur salarié (prévis, prêt bancaire, bail de location…).

Comme tout document juridique, celui-ci est encadré et doit être rédigé selon des règles bien précises afin de ne pas être caduque, ou entraîner d’éventuelles poursuites. En cas de doute, il faut se référer au service juridique de l’entreprise.

Vous savez maintenant comment rédiger une promesse d’embauche.

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Publié le 21 février 2022