Comment accompagner mes collaborateurs dans la mise en place du télétravail ?

Après une année 2020 difficile, de nombreuses entreprises ont dû s’adapter pour mettre en place le télétravail. Le retour au bureau va se faire de façon progressif, et le télétravail pourrait perdurer un peu. On peut même imaginer que cette nouvelle approche du travail se développera de plus en plus dans les entreprises. Certains salariés pourraient avoir pris goût au travail à distance, et ils pourraient y avoir de nombreuses demandes de leur part à passer de temps en temps au télétravail ou à temps complet en télétravail. Alors comment mettre en place le télétravail de façon optimale ?

Télétravail : analyser les besoins de ses collaborateurs

Pour commencer, vous devez analyser les besoins de vos collaborateurs et être à leur écoute. Pour cela, vous pouvez recueillir leur besoin via des questionnaires, des focus groupes en équipe.

Il faudra analyser quelles sont les motivations profondes de vos collaborateurs : trajet long, déménagement, horaire flexible…

Prenez le temps de recenser ces cas puis élargissez à l’ensemble des collaborateurs : qui serait intéressé par cette pratique ? Quelles sont les motivations, les doutes et les inquiétudes des différents collaborateurs  ? Quel est le rythme de télétravail qu’ils aimeraient expérimenter ?

Toutes ces réponses vous permettront d’organiser au mieux un dispositif qui colle aux besoins internes, et qui arrange vos collaborateurs.

Télétravail : définir le projet, et le cadre

Le projet télétravail ne se lance pas du jour au lendemain, cela se prépare et il est primordial d’y associer les différents acteurs comme les équipes RH, les managers, la DSI ou encore la médecine du travail qui apporteront des visions différentes.

Vous pouvez ainsi proposer un document de cadrage ou une charte du télétravail qui définirait le cadrage du projet et ses modalités. Cela permet d’une part de rassurer tous les acteurs, mais aussi de prévenir les éventuels problèmes qui pourraient survenir.

Avant toute chose, il faudra répondre à ces quelques questions :

  • Quel rythme de télétravail mettre en place ? Quelques jours par semaine ? Quelques jours dans l’année ?
  • Qui pourra en bénéficier, et quels seront les critères de sélection ?
  • Où aura lieu le télétravail ? (domicile, espaces de coworking, tiers lieux) ?
  • Comment sera assurée la sécurité des données ? Comment suivre l’activité des personnes à distance ?
télétravail comment réussir la mise en place
Pas évident de réussir à mettre le télétravail en place

La phase de test

Lorsque le projet est bien cadré, vous pouvez vous lancer dans le télétravail.  Cette phase de test peut être faite sur une semaine, un mois, ou même sur une année. N’oubliez pas que même en télétravail, l’employeur doit respecter ces obligations prévues selon l’article L.1222-9 du code du travail et il doit également s’assurer que le salarié exerçant en télétravail bénéficie des mêmes droits et avantages que les salariés travaillant dans l’entreprise, notamment en matière de formation ou d’avantages.

Télétravail : adaptez votre management

En mettant en place le télétravail, vous reposez votre management sur la confiance, plutôt que le contrôle.  Le télétravail est l’occasion pour vos collaborateurs d’être plus performant. Vous limitez ainsi les temps improductifs de réunion ou de transports et vous permettez à vos collaborateurs  de bénéficier d’autonomie pour mieux s’organiser et séquencer ses missions sur la semaine.

Il faudra définir des plages horaires mais seront-elles les mêmes qu’au bureau  ? Le salarié peut-il commencer un peu plus tôt ? Quels sont les outils de suivi disponibles ? Quelle évaluation sera faite du dispositif de télétravail ?

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Télétravail : choisir les bons outils

Les outils collaboratifs vous permettent de garder le lien, et de s’organiser. Vous avez pour ça de nombreux outils à votre disposition pour simplifier le travail à distance en équipe et être de ce fait plus productif. La plupart d’entre eux sont même accessibles aux PME avec des formules gratuites, comme Trello, qui permet de créer des tableaux partagés avec une liste de tâches personnalisable, Todoist ou encore Notion.

Vous avez aussi Google Drive et ses déclinaisons permettent de travailler ensemble sur un même document et de vérifier en temps réel les modifications apportées par chacun. D’autres outils comme Skype ou zoom seront bien utiles pour les visio-conférence mais aussi Slack qui complète le dispositif de communication à distance en permettant d’échanger des documents et de correspondre de façon instantanée.

Evaluez et adaptez le dispositif si nécessaire

Tout au long de la mise en place, des points réguliers seront essentiels pour  résoudre les éventuelles difficultés,  et comprendre les besoins de chacun. N’hésitez pas à ajuster pour que vos collaborateurs se sentent bien, et productifs.

Alors prêt à vous lancer ? Et à accompagner vos collaborateurs dans une nouvelle organisation ?

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Par Amandine ROUMANEIX

Publié le 6 décembre 2020


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