Responsable approvisionnement – Fiche métier

Le responsable approvisionnement organise, gère et coordonne les flux de marchandises au sein de l’entreprise qui l’embauche ou pour laquelle il travaille en prestation afin de satisfaire les demandes clients. Il est le garant d’un niveau de stock optimal afin de produire sans rupture de stock et sans surstock. Voici notre fiche métier pour le poste de responsable approvisionnement (code ROME M1101).

Quelles sont les missions d’un responsable des approvisionnements

Le responsable approvisionnement est un acteur majeur dans la commande, la livraison et la mise à disposition des matières premières/produits semi-fini nécessaires à la production, ou des produits finis près à l’envoi chez le client, dans les délais requis. Il/Elle travaille donc en collaboration avec son équipe d’approvisionneurs attitrée, ainsi qu’avec le service achats qui se charge de négocier les contrats avec les fournisseurs, avec les sites de production pour acheminer la marchandise jusqu’à l’entrepôt de stockage, avec les équipes marketing pour adapter l’approvisionnement en fonction des stratégies de l’entreprise et avec le service ADV qui s’assure de l’approvisionnement de la marchandise chez le client.

Dans le cadre d’une entreprise industrielle, le responsable approvisionnement se situe plutôt au début de la chaîne de production afin de fournir les usines en matière première et produits semi-fini. En revanche, dans la distribution, ce poste se situe à la scission entre les différents points de vente de la structure.

Gestion des prestataires : fournisseurs et logisticiens

En lien avec le service achat, le responsable approvisionnement se charge de rechercher et de sélectionner, via appels d’offres, les fournisseurs qui fourniront les meilleurs produits et la meilleure qualité de service à son entreprise. Il tente alors au cours des négociations parfois difficiles d’obtenir les meilleures conditions d’achat et d’approvisionnement pour son entreprise en termes de : coût, délais, quantité, qualité, conditions de paiement, etc. Cette recherche de fournisseurs peu se faire dans le cadre du lancement d’un nouveau produit ou la modification d’un produit existant ou encore par souhait de réduire les coûts de production (les négociations tarifaires avec le fournisseur actuel n’ayant pas abouti).

Par la suite, une fois la phase de négociation terminée, le responsable approvisionnement met en place avec le ou les fournisseurs sélectionnés un plan d’approvisionnement permettant aux deux parties d’avoir une vision globale et « long » terme du contrat et de la fréquence d’approvisionnement prévue. Ce plan d’approvisionnement se base les contraintes exprimées par le/les client(s) internes ou externes (point de vente et/ou usine, suivant le type de structure dont il s’agit).

Le responsable approvisionnement se charge également de sélectionner les prestataires, outre les fournisseurs, et plus particulièrement les prestataires de transports qui font aider les approvisionnements à satisfaire leur promesse faite au client d’une livraison en temps, qualité et quantité maximale. Ainsi le responsable approvisionnement est en charge de recherche, auditionner et négocier, en lien avec les achats toujours, le prestataire qui leur fournira ce service de livraison. De plus, il se charge par la suite d’entretenir la relation avec lui sur toute la durée du contrat encadre leur travail du prestataire et veille au bon déroulé de l’approvisionnement.

Il s’assure par la suite en collaboration avec les services financiers de son entreprise, du règlement des prestataires.

En outre, en cas de litige ou de contentieux, il est nécessaire pour le responsable approvisionnement de disposer de notion juridique afin de régler les problèmes avec les fournisseurs ou les transporteurs lorsqu’il y en a. Il doit par la suite se rapprocher du service juridique de son entreprise pour approfondir les investigations et les négociations afin de régler la situation.

Gestion des flux

Le responsable approvisionnement est en charge de définir et structurer les méthodes de travail du service approvisionnement dont il a la responsabilité. À cet effet, il organise et répartit les tâches entre les différents approvisionneurs qui constituent son équipe.

Il prévoit, calcul, planifie au moyen de prévisions de ventes ou de production, le volume de produits nécessaires selon le stock présent dans le/les entrepôts de son entreprise et leur capacité de stockage, le stock disponible chez ses fournisseurs et les besoins clients (production ou magasins). En fonction de ces paramètres, il élabore le planning de livraison, le transmet au fournisseur et s’assure de son respect par les opérationnels.

Il surveille les délais de livraison, le taux de remplissage, le taux de rotation des stocks pour ne pas tomber en pénurie mais ne pas disposer de trop de produits qui vont mettre du temps à s’écouler et qui prendrait de la place pour des produits plus essentiels par rapport à la demande.

Il planifie et coordonne les transports de marchandises. Le responsable des approvisionnements contrôle et supervise les opérations d’approvisionnement (expéditions, réception, contrôle, gestion du stock, etc.), et veille au respect de celles-ci conformément aux conditions négociées par : l’acheteur auprès des fournisseurs. Il vérifie le respect, par équipes internes et externes, des standards, règles et procédures qualités. Ainsi il suit quotidiennement les actions réalisées par les équipes logistiques internes ainsi que par les équipes des fournisseurs et sous-traitants.

Son but est d’apporter de la fluidité et de la cohérence dans les flux d’approvisionnement de l’usine, des magasins ou de clients finaux. Bien sûr les changements et imprévus son fréquents. Le responsable approvisionnement doit alors adapter ses prévisions en permanence pour tomber au plus juste de ce que requièrent ses clients directs.

Contrôle et analyse

Par la suite, il est essentiel que le responsable approvisionnement se charge d’établir un suivi et de contrôler l’efficacité de la stratégie approvisionnement mise en place. Cela se fait au moyen de la création, de la mise en place et de l’analyse d’indicateurs de performance, de reporting d’activité. Ces actions de contrôle permettent en effet de contrôler que tout se passe bien, qu’il n’y a pas de faux pas dans la démarche instaurée, ni dans l’exécution de celle-ci et de les corriger si défauts il y a.

Ces indicateurs sont notamment liés à la rotation des produits, la durée de temps de livraisons et leur efficacité, la qualité de livraison relative au taux de déchets ou de rebut à la réception, etc.

Dans un souci d’optimisation du rendement de l’entreprise, le responsable approvisionnement initie et pilote les projets d’amélioration et d’optimisation des process approvisionnements. Cela se fait notamment par la mise en place de solutions d’e-procurement ou autres outils informatiques similaires voire plus évolués afin d’augmenter l’efficacité, la réactivité et donc la performance de ses équipes.

Responsable approvisionnement fiche métier
Responsable approvisionnement – Fiche métier

Management d’équipe

Comme son nom l’indique, le responsable approvisionnement est responsable d’une équipe. Ainsi il doit accompagner celle-ci dans la réalisation de ses missions quotidiennes.

Manager, le responsable approvisionnement est en charge de recruter et former son équipe d’approvisionneur. De l’animer, l’encadrer, la motiver au quotidien. Il gère le recrutement de nouveaux collaborateurs lors d’un départ ou d’un remplacement et s’assure de leur bonne intégration au sein de l’équipe pour en assurer la productivité.

Suivant l’organisation du service des strates hiérarchiques peuvent se dessiner. Ainsi, un adjoint au responsable ou encore des référents ou approvisionneurs séniors, peut être présent dans l’équipe et service de support aux profils moins expérimentés ou de remplaçant pour le responsable approvisionnement.

Il s’occupe de planifier, coordonner et répartir le travail entre les membres de l’équipe. Gérer le planning, suivre les congés et les formations.

Il définit et présente les objectifs individuels et collectifs et tente de les suivre tout au long l’année. Cela lui permet ainsi de suivre la performance globale de l’équipe et l’évolution de chacun de ses collaborateurs au sein de cette équipe. De plus, il doit être attentif à leurs souhaits d’évolution, les former et les faire monter en compétences pour qu’ils puissent atteindre leurs objectifs professionnels respectifs.

Quelles sont les qualités requises pour être un bon responsable approvisionnement ?

Les principales qualités personnelles d’un responsable approvisionnement sont :

– Sens du relationnel dans la relation avec les fournisseurs ainsi que dans le dialogue avec ses collaborateurs ou encore avec les autres services de la société avec qui il travaille en collaboration

– Rigueur et la capacité d’organisation afin de coordonner le plus efficacement les flux de marchandises

– Maîtrise des techniques de négociations dans la relation avec les fournisseurs

– Persévérance, la motivation et le sang-froid afin de ne pas baisser les bras même lorsque la situation est complexe

– Sens de l’anticipation, la pro activité et la réactivité afin de prévoir les imprévus ou d’être réactif en cas de problème

– Goût prononcé pour l’opérationnel et le terrain

Le responsable approvisionnement manage une équipe directe et est amené à superviser une équipe logistique lors de la réception et du contrôle des marchandises ainsi que dans la gestion des stocks et du flux de la marchandise, il est donc impératif pour lui/elle d’être doté d’un certain leadership et de capacités managériales. De plus, en lien avec les achats, la logistique, la production, etc., il se doit d’être diplomate et pédagogue afin de prendre en compte et concilier les contraintes de chacun dans sa stratégie d’approvisionnement pour être efficace.

De quelles compétences clés un responsable approvisionnement doit-il être doté ?

Le métier de responsable approvisionnement nécessite une parfaite connaissance du processus achat et logistique.

La maîtrise des outils informatiques et des logiciels de gestion logistique type ERP et également très importante puisque ce sont des outils essentiels qui vont lui permettre de piloter l’activité.

La connaissance du marché dans lequel il travaille et évolue, des produits et des prix pratiqués, la notion des réglementations douanières présentes dans un contexte international, ainsi que des procédures d’assurance qualité, sont également fondamentales.

Manageur, il doit savoir mener ses équipes au quotidien et les pousser à atteindre leurs objectifs et donner le meilleur d’eux-mêmes.

Fin négociateur, il doit savoir échanger et défendre ses intérêts vis-à-vis des fournisseurs pour bénéficier des meilleurs prix et permettre à son entreprise d’optimiser ses coûts.

Du fait de l’internationalisation des échanges, la maîtrise de l’anglais et/ou d’une autre langue est importante et constitue un levier stratégique dans la négociation salariale du responsable approvisionnement avec son futur employeur.

Être mobile. Le responsable approvisionnement peut être amené à se déplacer régulièrement chez ses fournisseurs en France mais parfois même aussi à l’étranger.

Quelles études pour devenir responsable approvisionnement ? Quels diplômes requis ?

Le métier de responsable approvisionnement est accessible aux jeunes diplômés juste à la sortie de leur cursus universitaire après avoir validé une formation de type plutôt Bac+4 ou 5 mais, de nombreuses formations peuvent mener à ce métier. On note, par exemple :

– DUT GTL (gestion logistique et transport), DUT QLIO (qualité, logistique industrielle et organisation), BTS GTLA (gestion des transports et logistique associée), BTS TPL (transport et prestations logistiques)

– DESS logistique, génie logistique, transports internationaux

– Esap, IUP génie logistique…

Écoles de commerce, spécialisation : logistique ou commerce International / Écoles d’ingénieurs généralistes, spécialisation : électronique, mécanique, logistique industrielle ou organisation et gestion de production / Master Gestion de production, logistique, achats, qui, selon les recruteurs offrent aux candidats un esprit critique plus aiguisé

Ce type de poste est aussi accessible à des personnes ayant suivi une formation professionnelle d’apprentis dans le secteur transport logistique de type Bac Pro logistique ou Bac Pro transport et justifiant de quelques années d’expérience dans le domaine.

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Le responsable approvisionnement supervise la bonne gestion des stocks

Enfin, le poste de responsable approvisionnement peut également être accessible à la suite d’une promotion interne après l’exercice d’une fonction d’approvisionneur par exemple. En effet, au-delà du niveau de formation et du diplôme obtenu, une notion essentielle peut-être l’expérience professionnelle. Ainsi il est tout à fait possible d’exercer un certain nombre d’années en tant qu’approvisionneur ou de se former dans le cadre d’une formation continue en alternance afin de monter en compétence et en responsabilité.

Que faire après une carrière comme responsable approvisionnements ?

Après plusieurs années d’expérience réussies sur le poste de responsable approvisionnement, ce dernier peut poursuivre sa carrière en se dirigeant vers des fonctions de responsable achats, responsable qualité, responsable logistique ou supply chain manager, ou encore de chef de projet.

Qui recrute des responsables approvisionnement ?

Le poste de responsable approvisionnement intervient dans tout type d’entreprise et de secteur d’activité (agroalimentaire, pharmaceutique, nouvelles technologies, BTP, grande distribution, automobile, etc.). Ainsi on le retrouve dans des sociétés industrielles, chez des sociétés d’e-commerce et de vente en ligne, des prestataires logistiques dans le cas d’une activité logistique prestée, auprès d’associations humanitaires ou encore d’établissement de soin. En effet, toute entreprise, peu importe ses activités, nécessite d’être approvisionnée en matériel, en produits ou en service. Ainsi un responsable approvisionnement est nécessaire pour assurer un approvisionnement optimum selon les besoins de l’entreprise.

Quel salaire gagne un responsable approvisionnement ?

Un profil junior peut recevoir entre 30k€ et 60k€ de salaire brut annuel. Un profil expérimenté peut gagner jusqu’à 90k€ par an. La rémunération du responsable approvisionnement fluctue majoritairement en fonction de l’entreprise, du secteur d’activité, de l’expérience exigée et du niveau de responsabilité de la personne ainsi que du périmètre (contexte national ou international) de l’entreprise.

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Infométier – responsable approvisionnement

Publié le 26 août 2021